Nach den Abiklausuren ist es soweit, euer Abiball steht vor der Tür! Bis dahin sollte alles rund um die große Party erledigt sein. Da der Abiball am meisten Zeit und Arbeit in Anspruch nimmt solltet ihr früh genug mit der dazugehörigen Planung anzufangen. Bevor es jedoch um den Ablauf des Abiballs geht solltet ihr euren perfekten Raum finden.

Das Datum

Um die größtmögliche Auswahl an Locations zu haben, solltet ihr so früh wie möglich anfangen den perfekten Saal zu suchen. Wichtig dafür sollte es sein, ein Zeitraum für euren Abiball von vornherein festzulegen.  Am besten eignen sich die Wochen nach den Abiturprüfungen und vor den Sommerferien. In diesem Zeitfenster sind die meisten Personen noch nicht im Urlaub. Des Weiteren sind vor allem, Freitage und Samstage sehr angesehen als Termin, da so ausgiebig gefeiert werden kann. Habt ihr euch für zwei Termine festgelegt könnt ihr nun eure Suche fortsetzen.

Die Location

Um den richtigen Ort für eure Feier zu finden, müsst ihr eine grobe Teilnehmeranzahl wissen. Am besten fertigt ihr eine Liste an, wo alle Abiturienten und ihren Gästen aufgezählt sind. Zu der daraus hervorgehenden Personenanzahl, solltet ihr eine realistische Anzahl an Lehrern hinzufügen. Somit habt ihr eine grobe Personenanzahl. Nach dieser Menge solltet ihr dann eure Location anpassen.

Bei der Location ist es wichtig, dass diese sowohl mit dem Auto als auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln einfach zu erreichen ist. Vor allem für die Autofahrer sollte für eine gute Parksituation gesorgt sein. Zudem sollten Getränke und Mahlzeiten, sowie Dekoration angesprochen werden: Sind diese dazu buchbar? Durch diese Option spart man oft viel Geld und Zeit. Für Extras, wie Musik oder Fotos sollte der Veranstalter zudem auch gefragt werden. Oftmals können diese hinzugefügt werden zu eurem Vertrag.

Ist eure Entscheidung auf einen DJ gefallen, dann fragt speziell nochmal nach der GEMA. Das ist eine Lizenz, die der DJ beziehungsweise ihr, nachweisen müsst um alles an Musik abspielen zu dürfen. Entscheidet ihr euch dagegen die GEMA anzumelden, könnte es dazu kommen, dass ihr ein großes Bußgeld zahlen müsst. Ein Ausweg die Gebühren dafür nicht zu zahlen und auch nicht mit der Gefahr eines Bußgeldes zu feiern ist es, euren Abiball als geschlossene Gesellschaft darzustellen. Jeder der bei euch Karten dazu kauft sollte jeden Namen der eigenen Gäste dem Abiball Komitee gegenüber erwähnen. Diese Gästeliste sollte dann bei dem Abiball vorliegen, sodass es rund um die GEMA zu keinen Komplikationen mehr kommen kann.

Um euren einmaligen Ball immer in Erinnerung halten zu können wären ein Fotografenteam und evtl. auch eine Fotobox die perfekte Lösung. Fragt auch hier bei dem Veranstalter nach, ob es möglich ist ein Fotografenteam dazu zu buchen.

Umso mehr ihr von diesen Aspekten in eurem Paket dabei habt, desto einfacher und stressfreier ist die restliche Planung. Jeden Kostenvoranschlag den ihr euch einholt sollte nicht nur mit eurem Komitee, sondern vor allem auch mit der Abikasse abgesprochen werden. Als Tipp: Oftmals ist nicht alles so wie es scheint, also lasst euch auch in persönlichen Gesprächen versichern das alles so ist wie ihr euch das vorgestellt habt.

Die Finanzierung

Natürlich zahlt ihr mit dem Abikonto alles rund um den Abiball, um die Kosten dafür zu senken könnt ihr natürlich auch spezifische Sponsoren dafür suchen. Wie zum Beispiel Getränke oder Catering Sponsoren. Auch die Eintrittskarten oder die Abizeitung bringen einen Großteil der Einnahmen für euer Abikonto ein, d.h. das diese Komitees auch so früh wie möglich ihre Planung beginnen sollten.

Der Vertrag

Habt ihr euch für ein Objekt entschieden und auch mit dem Abikassen Komitee abgesprochen, dann heißt es nur noch den Vertrag unterschreiben. Natürlich müsst ihr als Schüler nicht alleine unterschreiben, fragt eure Eltern oder Lehrer ob sie dafür auch Verantwortung übernehmen würden und bei dem Besitzer ob es möglich ist mehrere Unterschriften zu haben. Lasst euch alle Zeit der Welt bei der Unterschrift des Vertrags, lest alles in Ruhe nochmal durch und bei Fragen oder Unklarheiten, fragt lieber nochmal nach. PS: Achtet bei eurem Vertrag zudem auf eine Haftpflichtversicherung, sollte etwas daneben sein, seid ihr als Vertragspartner nicht dafür verantwortlich.